Alors qu’en 2022, 333 milliards de mails étaient déjà échangés chaque jour dans le monde (Radicati Group), il est temps de s’interroger : comment en est-on arrivé là ? Quels sont les véritables impacts de cette hyper-connexion permanente ? Et surtout, comment reprendre le contrôle de nos boîtes mail pour retrouver un peu d’espace… dans nos cerveaux ?
La boîte mail : outil roi… devenu tyran
L’email, canal central des communications professionnelles
Depuis sa démocratisation massive dans les années 90, la messagerie électronique s’est imposée comme le pilier des échanges professionnels. Sa promesse ? Une communication rapide, écrite, traçable, capable de franchir les fuseaux horaires. Et en apparence, le pari est tenu : 4,3 milliards de personnes utilisent une boîte mail dans le monde (Radicati Group), dont 42,2 millions en France (Médiamétrie).
Cet engouement n’est pas sans raison : l’email permet de diffuser rapidement une consigne ou une information à un groupe. Il est devenu incontournable… Mais cette centralité s’est transformée en dépendance. Car à force d’être sollicité, notifié, relancé, chacun finit par passer un tiers de sa journée de travail à traiter ses mails (Guide ORSE 2011).
Une utilisation débridée et mal maîtrisée
Si l’email est omniprésent, il est aussi souvent mal utilisé. Et les études en sont témoins : la facilité d’usage de la messagerie masque une complexité organisationnelle sous-jacente.
- En moyenne, les utilisateurs reçoivent 117 emails par jour (2025 Work Trend Index Annual Report).
- Les employés sont interrompus toutes les 2 minutes par une réunion, un email ou un chat (2025 Work Trend Index Annual Report).
- 1 salarié sur 3 dit ne pas réussir à suivre le rythme (2025 Work Trend Index Annual Report).
À cela s’ajoute la peur d’être jugé comme peu réactif : on se sent obligé de traiter les messages en dehors des horaires de bureau (20% des utilisateurs lisent leurs emails le week-end avant midi – 2025 Work Trend Index Annual Report). Cette réactivité permanente, souvent valorisée, fragilise la concentration, brouille les priorités et finit par nous détourner de nos missions.
L’infobésité numérique : un fléau silencieux
Symptômes chez les salariés
L’infobésité numérique, c’est ce trop-plein d’informations que nos cerveaux doivent absorber au quotidien. Si le terme peut sembler abstrait, ses effets sont bien tangibles pour les salariés : perte de concentration, stress chronique, fatigue mentale, voire épuisement professionnel.
- 70 % des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle liée à l’usage des emails (Guide ORSE 2011).
- 48% des salariés et 52% des dirigeants jugent leur travail chaotique et morcelé (2025 Work Trend Index Annual Report).
- Après une simple interruption par mail, il faut en moyenne 64 secondes pour retrouver le fil de sa pensée (Guide ORSE 2011).
Le besoin de tout lire, de tout traiter, de répondre vite, finit par créer un climat d’urgence permanent. Le cerveau, constamment sollicité, peine à faire le tri entre l’important, l’urgent, et le superflu. Résultat : les décisions sont prises plus vite, mais souvent moins bien.
Coûts pour les organisations
Ce phénomène ne pèse pas que sur les individus : il ralentit aussi les entreprises. Derrière chaque minute passée à trier ses mails, c’est une minute en moins consacrée à la réflexion, à la création, au travail de fond.
- En moyenne, un salarié passe 30 % de son temps de travail à traiter ses emails.
- Une étude interne citée dans le guide ORSE révèle que 56 % des utilisateurs y consacrent plus de deux heures par jour.
- Ces usages mal encadrés nuisent à la productivité, à la qualité des interactions et à la cohésion d’équipe.
L’infobésité induit aussi une usure managériale : suivre ses équipes, les soutenir, déléguer, motiver… tout devient plus difficile dans un océan de messages. Et quand la culture de l’email prend le dessus sur les échanges directs, c’est toute la dimension humaine du travail qui s’estompe.
Comment sortir du piège de l’infobésité ?
Repenser les usages : vers une hygiène numérique
La première étape consiste à reprendre le contrôle sur la manière dont nous utilisons notre messagerie. Il ne s’agit pas de la supprimer, mais d’adopter une approche plus consciente et structurée. Cela commence par la désactivation des notifications, souvent sources d’interruptions. Il est aussi conseillé de réserver des moments précis dans la journée pour lire ses mails, les trier, et y répondre.
La temporalité des échanges a également son importance. Exit les messages le soir, le week-end ou pendant les congés, au risque d’imposer une pression implicite à ses collègues. De même pour les envois massifs, les copies inutiles ou les pièces jointes trop volumineuses, qui encombrent aussi bien les esprits que les serveurs.
- 70 % des managers déclarent souffrir de surcharge informationnelle liée à l’usage des emails (Guide ORSE 2011).
- 48% des salariés et 52% des dirigeants jugent leur travail chaotique et morcelé (2025 Work Trend Index Annual Report).
- Après une simple interruption par mail, il faut en moyenne 64 secondes pour retrouver le fil de sa pensée (Guide ORSE 2011).
Le besoin de tout lire, de tout traiter, de répondre vite, finit par créer un climat d’urgence permanent. Le cerveau, constamment sollicité, peine à faire le tri entre l’important, l’urgent, et le superflu. Résultat : les décisions sont prises plus vite, mais souvent moins bien.
Outiller et former
Reprendre la main sur sa messagerie commence par un meilleur équipement. Avant même de vouloir changer les habitudes, il faut repenser l’environnement de travail numérique pour alléger la pression exercée par les emails : solutions de tri automatique, filtres intelligents, classement des pièces jointes, priorisation des messages… Ces dispositifs permettent de reprendre le contrôle sur le flux entrant, de manière simple, rapide et concrète.
Car une fois ces solutions en place, les comportements changent naturellement : on consulte sa boîte mail moins souvent, on apprend à trier mieux, à répondre au bon moment, à mobiliser les bons canaux. Un changement de posture qui ne pourra s’installer durablement qu’avec un accompagnement et des formations sur l’usage de ces outils.
Promouvoir une culture numérique responsable
Changer les habitudes individuelles ne suffit pas si l’organisation continue de valoriser la réactivité permanente et l’hyperconnexion. C’est donc toute la culture d’entreprise qu’il faut faire évoluer, pour inscrire les bons réflexes dans une dynamique collective (chartes d’usage du numérique, droit à la déconnexion, politiques managériales qui articulent performance et bien-être…).
Cependant, cultiver un rapport plus sain aux outils numériques ne veut pas dire revenir en arrière. Bien au contraire. C’est en s’appuyant sur des solutions technologiques que les entreprises peuvent ouvrir une nouvelle ère dans la gestion de la communication électronique.
C’est une opportunité pour les entreprises : automatiser ce qui encombre, prioriser ce qui compte, et réduire les irritants inutiles. Les entreprises qui s’engagent dans cette voie ne gagnent pas seulement du temps : elles améliorent la qualité du travail, la sérénité des équipes et la productivité globale, à condition d’être alignées avec une culture managériale engagée.
